Privacyverklaring

De stichting “Vreedefonds” hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van de aanvragers. In deze verklaring wil het Vreedefonds daarom heldere informatie geven over hoe het omgaat met persoonsgegevens. Het Vreedefonds doet er alles aan om privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met alle persoonsgegevens die het ontvangt of bezit. Daarbij houdt het Vreedefonds zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De stichting Vreedefonds legt persoonsgegevens vast en verwerkt deze. Deze gegevens worden door aanvragers verstrekt wanneer zij een aanvraag voor financiële ondersteuning door het Vreedefonds indienen. De gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van het uitvoeren van activiteiten in het kader van de doelstelling van het Vreedefonds.
Dit brengt met zich mee dat het Vreedefonds in ieder geval:

  • De principes van privacy by default en privacy by design omarmt, dwz. dat bij nieuwe dingen, ontwikkelingen, beleid of software, steeds wordt nagedacht over technische en organisatorische maatregelen om de privacy-risico’s voor individuen zo klein mogelijk te maken
  • Standaard zo min mogelijk gegevens verwerkt zodat de privacy van aanvragers op de best mogelijke manier wordt beschermd
  • Persoonsgegevens van aanvragers verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, nl. het aanvragen, verkrijgen en terugbetalen van financiële ondersteuning door het Vreedefonds voor studie in het buitenland
  • Slechts die persoonsgegevens verwerkt die nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt, i.c. het aanvragen, verkrijgen en terugbetalen van financiële ondersteuning door het Vreedefonds; dit betreft:
    o voor- en achternaam, adres, mail-adres, telefoonnummer(s), geboortedatum en bankrekeningnummer van de aanvrager
    o motivatiebrief met een omschrijving van doel, reden, plaats, duur en aanvang van de studie in het buitenland
    o curriculum vitae van de aanvrager
    o kopie van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of ID) van de aanvrager
    o begroting voor de geplande studieperiode
    o informatie over eventuele toezeggingen van de overige in de begroting genoemde aangevraagde studiebeurzen of leningen
    o aanbeveling(en) van bij de studie van de aanvrager betrokken docenten
    o overzicht van door de aanvrager tot dusverre behaalde studieresultaten
    o informatie over de buitenlandse (studie-)instelling waarvoor de lening wordt aangevraagd
    o bevestiging van toelating bij de buitenlandse (studie-)instelling
  • Er voor zorg draagt dat aanvragers bij het verstrekken van deze gegevens uitdrukkelijk verklaren in te stemmen met deze verwerking en benutting
  • Aanvragers tijdig informeert over hun rechten (recht van inzage, correctie, aanvulling en weglating), hen hierop zo nodig wijst en deze rechten respecteert
  • Persoonsgegevens van aanvragers niet langer bewaart dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verstrekt zijn en deze gegevens uiterlijk 5 jaar nadat de aanvrager aan al zijn
    verplichtingen heeft voldaan verwijdert
  • Andere persoonlijke gegevens uitsluitend verwerkt voor zover zij door de aanvrager bij het indienen van de aanvraag of anderszins naar voren zijn gebracht
  • Persoonsgegevens van aanvragers nimmer aan derden verstrekt of doorverkoopt, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of indien dit vereist is op grond van een wettelijk voorschrift
  • Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen teneinde persoonsgegevens van aanvragers te beveiligen en te beschermen tegen verlies, wijziging, misbruik of tegen enige (andere) vorm van onrechtmatige verwerking
  • In het geval het Vreedefonds gebruik maakt van de diensten van derden, in het kader van de bescherming van persoonsgegevens afspraken maakt omtrent de benodigde beveiligingsmaatregelen.

Door de webmaster worden algemene bezoekgegevens van de website bijgehouden, waaronder het IP-adres van computers en het tijdstip van bezoek en gegevens die de browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoekgedrag op de website en om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.


Binnen het bestuur is de voorzitter verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens. Vanuit die functie is deze verantwoordelijk voor het toezicht op de webmaster en de externe gegevensverwerker, m.n. voor wat betreft het tijdig melden van datalekken. Ten minste één keer per jaar bespreekt de voorzitter met de externe gegevensverwerker en de webmaster de bescherming van persoonsgegevens en de bijbehorende manier van werken en rapporteert hierover aan het bestuur.


Ten behoeve van de opgave bij de Kamer van Koophandel bewaart de penningmeester een kopie van het identiteitsbewijs of paspoort van de bestuursleden. De gegevens worden bewaard op een computer die beschermd is door een wachtwoord. De computer is alleen toegankelijk voor de penningmeester en zijn medewerker(s).


Aldus vastgesteld tijdens de bestuursvergadering gehouden op 13 ovember 2019 te Den Haag